Работа по экспертизе ценности документов
Ежегодно в учреждениях, фирмах, институтах и организациях создаются миллионы документов, содержащих информацию самой разной степени ценности. Какие-то из них содержат данные справочного, разового характера, и после оперативного использования могут быть уничтожены. Ценность других сохраняется на протяжении какого-то времени, например, года или пяти лет. И, наконец, наименьшую часть представляют собой носители информации, актуальной и ценной на протяжении длительного времени.
Работа по подготовке бумажных носителей к последующему хранению начинается уже в ходе рутинной текущей деятельности в учреждении. Подготовка документов включает:
- экспертизу практической и/или научной ценности документов;
- обеспечение сохранности носителя;
- передачу информации в архив.
Ценностная экспертиза документов — определение их научной, исторической, культурной, социальной, практической значимости, чтобы установить сроки хранения и отобрать носители информации на постоянное хранение.
Данный вид исследования проводится в делопроизводстве и архиве. Экспертиза ценности в архиве проводится в следующих ситуациях:
- при поступлении неупорядоченных документов;
- при переработке описей;
- при оптимизации состава фондов, в которых содержатся дубликаты бумаг.
Проводится экспертиза документов и их ценности в три этапа. На первом их оценивают с целью определить вероятные сроки хранения. Эта работа санкционируется ежегодно и выполняется секретариатом или канцелярским отделом совместно с приглашенными экспертами под методическим руководством архивариуса. Все результаты подобного исследования фиксируются в номенклатуре дел.
Второй этап проводится на стадии подготовки передачи бумаг в ведомственный архив, когда работа с носителями информации завершена. Осуществляется он заведующим архивом учреждения/организации, который контролирует качество экспертизы ценности документов в подразделениях. На основании данных из подразделений формируется база данных по бумагам для постоянного хранения, сберегания более 10 лет и временного (до 10 лет).
Третья стадия экспертизы осуществляется на этапе подготовки к передаче информационных носителей на хранение в государственные ведомственные архивы. Проводится сотрудниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии, архивариусами госархива.
Если Вы хотите и у Вас есть интересная статья, пришлите её на адрес:
yablonski@expert.dn.ua и если она соответствует тематике нашего сайта мы обязательно её опубликуем.